目前,不少学校设置有校长信箱。在实际的运作中,有的信箱成了摆设,起不到作用。在河南师范大学,师生利用信箱反映问题、提供建议,学校加强督察督办,校长信箱已成为学校和师生之间沟通的有益桥梁。

    学生联络员参与信箱建设

    2011年3月28日,靳军和另外一名学生和一名教师,接受了校办颁发的“校长信箱建议采纳证书”,当天来自17个学院的17名学生受聘为校长信箱学生联络员。

    从2009年开始,校办从各个学院聘请一名学生联络员及时处理信箱在运作中的问题。

    来自音乐学院09级的吕萌萌是2010年的学生联络员。她告诉记者,每次她来值班时都会及时地把信箱中的信件整理出来,对需要处理的,及时由负责老师进行处理和回复。“对有些信件反映的问题,老师们会让我们去具体证实。有一次,一个学生在信箱里反映宿管人员在学生不在的情况下进入了学生宿舍。老师就让我们到宿舍走访,看看实际情况,我们经过多方了解,发现并不完全是学生在信箱里反映的那样,这样老师在回复时就会把问题说得更清楚。”

    作为学生联络员,数学与信息科学学院09级学生赵岩会经常告诉身边的同学,“如果你觉得有什么问题需要反映,你可以在校长信箱写信,你反映的问题很快就会处理的。”

    校长办公室主任周营军告诉记者:“这些生活在学生中的联络员就像校长的眼睛,他们可以直接在校长信箱反映问题,或者把同学们的问题报给校长办公室,也能够印证校长信箱中学生反映问题的真实性。每个月,我们会召开联络员会议,总结这一段的信箱运作情况。”            

 架起桥梁解决实际问题

      “课间教学楼拥堵很严重,影响上课,能否使主楼楼梯单向上行,两个副楼楼梯单向下行,疏缓人流?”2010年9月,河南师范大学数学与信息科学学院07级靳军同学向校长信箱提交了这样一封信。

       作为将要毕业的学生,回想当初提的这个建议,靳军仍然觉得事情解决超出了自己的想象。“刚过了一周,我就注意到学校在教学楼张贴了告示,也就是采纳了我的建议,而且还看到校长信箱的网站也进行了公开回复,校办的老师还打电话通知了我。”

       对校长信箱解决问题感受最深的还有年轻老师。2008年初,校长信箱收到青年教师反映孩子幼儿园入托的问题,希望学校能放宽幼儿园招收学生的年龄限制。学校及时进行了协调,现在幼儿园每年专门开设一个小小班,招收本校2岁3个月至3岁之间的教职工子女。

       河南师范大学校长信箱开通于2006年,经多次改版,已经从当初的一个电子信箱演变为一个专题网站,任何人都可以通过校长信箱提出意见,并能及时看到公开回复。校长焦留成要求把校长信箱链接在校园网显著位置,督促校办及时查看、回复师生的问题。截至目前,校长信箱已经收到信件857封,通过各种方式回复师生来信400余件,其中65条具有可操作性的建议已被职能部门采纳实施。师生反映的问题涉及学校生活的方方面面。每一份建议都有具体的论证和操作方法,内容十分详细。

       对于收到800多封信件,为什么只回复400余件,校长信箱负责老师李朝阳告诉记者:“由于很多信件反映的是同一个问题,我们就集中进行了回复。另外,有一些信件存在恶意诽谤或者诋毁别人的情况,这些东西没有依据,往往又是匿名的,我们就没有进行回复。”

行政督查确保问题落实

     对于校长信箱反映的实际问题,校办会在第一时间下发《河南师范大学督查督办通知单》,督促相关职能部门及时办理并反馈处理结果。在这份通知单上,不仅有编号、类别、来信内容,还有相关单位、校办意见和工作要求,在工作要求中明确写到:“请在收到此督查通知单后3个工作日内通过OA系统向校办督查科反馈办理情况,特殊情况者需说明原因。”

    记者看到,编号为201103004的督查督办通知单是针对学生反映软件学院实习经费问题的,在来信内容一栏有学生来信的具体内容,通知要求软件学院回答学生的问题。

        为落实学生反映问题的解决程度,校领导要求把校长信箱师生来信的落实情况作为《河南师范大学督查工作简报》的一项重要内容。“每学期我们都要进行行政督查,校长信箱的内容是督查的重要内容。在操作中,我们注重督查工作的时效性,对校长信箱反映的问题及时督促相关单位落实,提高工作效率。”周营军说。

      “校长信箱是我校治校的重要举措,学生们反映问题一定程度上也起到了监督职能部门的作用,将行政督查与校长信箱结合起来,推动了学校工作的开展和落实,校长信箱已经成为学校与师生之间信息沟通的桥梁。”校长焦留成说,“希望师生不仅为解决问题提意见,也为学校发展多提建议。下一步,我们打算在总结经验的基础上建立青年教师、离退休教师联络员队伍,进一步推动校长信箱工作的开展。”

                                                   本报记者 靳晓燕  通讯员 屈会超 姚 静