各学院:

为确保2017届毕业生顺利离开母校，根据学校关于毕业生工作的统一部署，档案馆就2017届毕业生离校前的档案管理工作做如下安排（详见附件），请各学院按照规定和要求协助做好相关工作。

附件：

1、河南师范大学2017届毕业生装档时间安排

2、河南师范大学毕业生装档材料及要求

3、河南师范大学2017届毕业生入档材料装档登记表

4、河南师范大学2017届毕业生调档时间安排

5、2017届毕业生档案转移网络系统使用指南

6、2017年毕业生考研、专升本情况统计表(表1)和办理报到证信息登记表（表2）

档案馆                   

二〇一七年五月二十二日                 

附件1

河南师范大学2017届毕业生装档时间安排

附件2

河南师范大学毕业生装档材料及要求

  一、需要入档材料

1、毕业生材料

（１）毕业生登记表      （２）学籍表

（３）体检表            （４）实习总结表

（５）论文成绩评定表

2、评先材料

四年中获奖情况审批表（校级及以上），包括：三好学生标兵、三好学生、模范学生干部、优秀毕业生、优秀团员、优秀团干审批表等。

3、组织材料

党员组织材料(按照校党委组织部要求办理）

团员组织材料（按照校团委要求办理）

二、入档具体要求

毕业生归档材料原则上按《河南省教育厅河南省档案局关于印发〈河南省大中专毕业生档案管理若干规定〉》（教学[2003]624号）进行。具体要求如下：

1、由各学院党委（党总支）副书记全面负责，在规定时间内，组织相关人员将学生入档材料整理好后到档案馆装档。

2、各学院应按专业、学号提供毕业生花名册（电子和纸质），每份学生入档材料可用其学籍表包裹后注明学号，然后按学号顺序从小到大排列后入档。

3、认真审核毕业生档案中的材料内容，确保准确无误。

4、在入档过程中要做到认真细致，有条不紊，不能有丝毫差错。

5、对于曾受处分毕业生的档案，严禁将处分材料抽出，一经发现，严肃处理。

6、所有材料装档前，请务必检查应盖公章是否加盖。（如：《毕业生登记表》的校印，《学籍表》的学籍管理专用章等）。

7、入档完毕，由档案馆工作人员检查入档情况，各学院装档人员填写装档登记表后，此项工作结束。

附件4

河南师范大学2017届毕业生调档时间安排

一、毕业生调档集中办理时间

1、6月13-30日

2、7月1-14日

3、8月1-4日

二、具体要求

（1）保送研究生：需持调档函或录取通知书原件及复印件、学院开具的保送证明；

（2）未签订就业协议的研究生：需持调档函或录取通知书原件及复印件、空白协议书(三份,下同)；

（3）已签订就业协议的研究生：需持调档函或录取通知书及复印件、已签约单位解聘函及就业协议书；

（4）请辅导员在毕业生离校前收取调档凭证（调档函或录取通知书复印件和三份空白就业协议书或签约单位解聘函），按专业、学号先后顺序排列登记造册（详见附件6）后交档案馆集中办理（请在调档函或录取通知书复印件中间空白处注明院系、专业、学号、联系方式和档案寄往的城市）。

（5）专升本的毕业生依照上述情况办理。

（6）附件6务必在装档当日交档案馆学生档案室。

（7）其他毕业生必须凭报到证白联（就业通知书）办理档案转递。

附件5

2017届毕业生档案转移网络系统使用指南

全体2017届本专科毕业生：

为了使毕业生的档案转移快速、准确、透明，档案馆开发了小型的档案管理网络系统，请2017届毕业生按照下面的说明，登录系统查看相关信息，如有错误请与辅导员老师联系。

1. 档案管理网络系统网址http://yjsc.htu.edu.cn/new，打开网页后在账号中输入学号，密码中输入身份证号，如身份证号最后一位为X，一般为大写。然后点击“确定登录系统”即可进入档案管理网络系统。如图1：

图1：档案管理网络系统登录网页

2. 登录后网页显示如图2，在该网页中，你可以：

（1）修改密码，点击“更改登录密码”按钮，原始密码为毕业生的身份证号。

（2）点击相应链接，查看或修改相关信息。其中学生信息为毕业生的基本信息，请勿修改，其中的专业多数同学是准确的，录取时专业中有方向的，本系统统一删除了方向信息，例如，计算机科学与技术（.Net方向），只保留了计算机科学与技术。

图2：档案管理系统登录后网页

3. 当前要做的工作是点击“档案去向”查看毕业后档案转移信息。点击“添加”按钮，可以添加档案转移信息（此项工作由辅导员操作），在添加时注意以下几点：

（1）务必正确填写省级、地市级、县级，可以在左栏菜单中点击“行政区划”查看。

（2）单位：仅填写档案转移的单位名称，如考研填写大学名称(全称)，就业填写XXX市人力资源和社会保障局，XXX市教育局，XXX市人才交流服务中心等。

（3）部门名称：填写接收单位的部门名称，如考研，按录取学校的要求，如为院系接收档案，则部门为院系名称，如果学校统一接收则为研究生招生部门或其指定的其他部门。

（4）通信地址只需填写XXX路XXX号即可，不必重复省、市、县、单位名称、部门名称。

（5）负责人如不清楚可以填写“负责人”三个字。

（6）机要编号：填写学号，然后点击“保存”按钮。档案只能转移到一个地方，因此增添新项后只能修改，不允许增添多项。

（7）院系：按实际情况选择。

几点说明：

1、辅导员也可以登录原系统。网址：http://yjsc.htu.edu.cn/admin。

2、本系统初步设计完成，容错功能较弱，请毕业生务必细心使用，确保信息正确，在使用中难免遇到各种问题，请向档案馆反映，由档案馆统一处理。

3、由于网络环境的多样性，建议在Windows7+IE9.0以上版本中使用本系统。在Windows XP中使用与该系统使用指南截图不一样。另外，本系统也可以在手机、平板电脑上使用。