河南师范大学后勤采购暂行规定
发布时间: 2017-05-23   浏览次数: 359

第一章总则

第一条为了进一步规范学校后勤采购工作,细化流程,明确责任,根据《河南师范大学招标采购管理办法》、《河南师范大学自行采购工程项目管理办法》等文件要求,结合学校后勤工作实际,制定本规定。

第二条校内各单位进行的后勤保障性货物、工程和服务的采购活动,均纳入本规定。

本规定所称货物是指学校后勤保障所需要的各种物品,主要包括运行保障物资(含设施维修、园区保洁、园区绿化、文印印刷所需物资材料以及食品原材料等)、工具设备(含动力供应设备、校园绿化美化设备、餐饮服务设备等)、办公家具等。

本规定所称工程是指后勤职责范围内的装修、装饰工程、绿化美化工程、水电暖改造及土建维修工程等。

本规定所称服务主要是指各类外包服务(含零星维修外包、绿化保洁外包、楼宇物业服务外包、校园动力保障外包、特种设备保修保养服务外包、餐饮服务外包等)。

第三条后勤采购活动遵循公开、公平、公正、择优的原则,坚持同等产品/服务比质量,同等质量比价格,同等价格比信誉的采购工作方针。

第四条后勤采购活动坚持分级管理、归口负责、全程监管的原则。即在采购活动中,后勤管理处、后勤服务集团所属各部门和处级领导按照职能分工和权限范围,对本层级和分管口的采购活动进行规范实施,自觉接受处内、校内主管部门和师生员工的监督。

  

第二章职责权限

第五条学校后勤工作管理委员会负责监督指导后勤保障采购总额在20万元及以上的重大项目的立项、采购及验收工作、重大变更的审核工作。学校派驻纪检员对后勤采购项目进行全程监督。

第六条后勤管理处、后勤服务集团成立“后勤采购、招标工作领导小组”,负责组织后勤保障采购、招标项目的立项审批、采购实施,合同评审及验收的全过程管理。

组长:后勤管理处处长、后勤党委书记

副组长:后勤管理处副处长

成员:各项目呈报单位负责人、项目管理单位负责人

领导小组下设办公室(办公室设在后勤管理处质量监督与采供科)。具体负责起草采购管理制度,评审拟招标采购项目资料,组织、协调对项目预算金额在1万元以上项目的采购及验收工作。

第七条各项目呈报单位依据年度财务预算以及阶段性工作内容,编制采购立项报告或采购计划,确定采购验收标准,参与供方评定工作,负责实施初验以及1万元以下采购项目的采购和验收活动。

第八条各项目管理单位负责对采购内容进行审验(对工程类项目进行现场勘察并编制工程量清单),负责对全过程进行监管,组织1万元以下的采购工作,参与1万元以上的采购活动,组织采购项目的竣工/进货初验,参与采购项目的最终验收活动。

  

第三章采购立项审批

第九条所有拟采购的后勤保障性货物、工程和服务均应由项目呈报单位或项目管理单位编制立项报告。

立项报告应清楚写明拟立项的原因、内容、数量/工作量、预算金额、质量标准/质保期、交付期以及资金来源等要求。工程项目应提交学校保卫处消防科审核。

第十条项目管理单位接到项目呈报单位提交的采购立项报告后,五个工作日内对立项内容完成项目立项审验(对工程类项目进行现场勘察并编制工程量清单),部门负责人签署意见并提交主管领导评审。

第十一条采购立项报告审批要求如下:

(一)采购项目的《立项报告》,履行以下审批程序:

1.项目预算金额在3千元以下的,由项目呈报单位负责人审批。

2.项目预算金额在3千元(含3千元)至5千元的,由后勤管理处主管副处长审批。

3.项目预算金额在5千元(含5千元)至1万元的,由后勤管理处处长审批。

4.项目预算金额超过1万元(含1万元)的,报后勤管理处办公室汇总并提交后勤党政联席会议审议。审议程序为:项目呈报单位正职向会议报告拟立项内容,主管副处长做进一步解释和说明,与会成员提出评审意见,会议在综合与会成员意见后做出决定。

经后勤党政联席会议审议后,对项目预算金额在1万元(含1万元)至5万元的,由后勤管理处处长签批;对项目预算金额超过5万元的,报后勤工作管理委员会审议后,项目预算金额在5万元(含5万元)至10万元的,提交主管校长签批;对项目预算金额在10万元(含10万元)至20万元的,提交学校后勤主管校长及财务主管校长签批;对项目预算金额超过20万元(含20万元)的,提交校长办公会审议。

5.办公家具采购项目需提交《家具采购申请表》,由项目呈报单位一支笔签字并盖章后,提交后勤管理处房产管理科执行采购立项审批程序。

(二)生产性物资材料由项目呈报单位根据年度预算,于每年1231日前提交下年度的《年度采购计划》,报主管副处长审核,集中提交后勤党政联席会议评审。每月底提交月度采购计划,报主管副处长审批,质量监督与采供科备案。

第十二条项目管理单位严格遵守立项审批程序,不应将项目有意分割、化整为零,刻意规避立项审批程序或者以其他任何方式规避招标。

  

第四章采购实施

第十三条项目预算金额超过5万元(含5万元)的,项目管理单位将立项审批意见以及立项数据信息提交质量监督与采供科对采购项目内容、交付期、参数及质量要求进行复核,在三个工作日内报国有资产管理处启动招标程序。

(一)国有资产管理处牵头招标时,后勤管理处质量监督与采供科组织后勤管理处评标人员参与评标,项目主管领导、项目呈报单位代表、项目管理单位负责人均应参与招标文件评审,并按照确定的时间、地点准时参与招标评标活动。

(二)对于经国有资产管理处批转后勤管理处组织进行招标采购的项目,后勤管理处质量监督与采供科按照以下程序进行招标采购:

1.在三个工作日内拟定并组织项目管理单位评审招标文件,保留评审记录;

2.在校园网、后勤管理处网站上发布招标公告,公告期不少于三个工作日;

3.对投标单位进行资质预审,接收投标报名,组织发放招标采购文件并保留相关记录;

4.根据需要,协调项目管理单位组织投标商集中进行实地考察、现场答疑、踏勘现场等工作,并保留答疑记录;

5.组织学校招标小组成员单位(含国有资产管理处、审计处、财务处、项目呈报单位、项目管理单位等,评标人员组成执行单数法则)代表进行评标。开标会议应按招标文件规定的时间和地点公开、准时进行,如有变更,应提前通知所有投标商;

6.开标程序、评标程序执行《河南师范大学招标采购管理办法》。开标时按照项目预算金额的5%收取投标商的投标履约保证金。未中标的,在招标会议结束后退回。中标的,在项目验收合格后无息返还;

7.在校园网公示由学校招标小组确定的中标候选人(公示期三天)。无异议后发出中标通知书。如有异议,一个工作日内报招标小组提出处置意见。

(三)后勤管理处质量监督与采供科依据中标结果书面通知、招投标文件、质量保证金缴款凭证等必要资料,在三个工作日内起草合同,由项目管理单位、项目呈报单位负责人对合同内容复核签字、中标方复核签章后,提交项目管理单位主管领导对合同内容进行评审签字,并履行学校《河南师范大学合同管理办法》规定的签章程序。

校内招标项目应将与中标方签订的书面合同,在三个工作日内在校园网上进行合同公示。政府招标项目在七个工作日内到国有资产管理处进行合同备案。

(四)采购合同签订后,项目呈报单位在中标方实施采购。如中标方未在规定的时间内签订合同,或中标方自动放弃中标结果的,原中标方的投标保证金做违约金处理,不予退还并取消其中标资格,一年内不得参加学校组织的招标活动。

(五)对于招标确定的多个资格供应商,项目呈报单位在日常采购中,如项目预算金额在3千元(含3千元)至1万元的,项目呈报单位组织,质量监督与采供科全程监督询价采购,项目呈报单位备档询价记录;项目预算金额在3千元以下的,由项目呈报单位采购小组人员参与采购,保留零星采购项目台账,记录采购时间、项目内容、参与采购人员、供方名称、项目金额等信息。

第十四条项目预算金额在1万元(含1万元)至5万元,项目管理单位将立项决议以及立项数据信息提交后勤管理处质量监督与采供科对采购项目内容、交付期、参数及质量要求进行复核,启动联合询价采购程序,询价程序如下:

(一)询价会议由项目管理单位的主管领导主持,项目呈报单位负责人、项目管理责任人、质量监督与采供科负责人参加,学校派驻纪检员全程监督

(二)询价采购邀请原则上不少于三家以上具备资质的供方参与询价活动,并保留询价通知记录;

(三)需要勘察现场、市场考察或答疑的,质量监督与采供科联合该项目管理单位、项目呈报单位集中组织,并保留勘察答疑记录;

(四)询价会议按照询价通知的时间和要求准时召开,现场收取询价参与方的资质和报价资料,并公布报价。在询价小组对供应商的资格进行审核通过后,公布询价结果,并保留记录;

(五)询价会议结束后,质量监督与采供科、项目呈报单位、项目管理单位现场与询价合格供方洽谈合同。依据询价报告,履行学校签章程序。如合格供方未在规定的时间内履约,可按顺序递延确定新的供方,违约供方一年内不得参加学校组织的询价活动;

(六)合同签订后,项目呈报单位联系供应商实施采购。

第十五条 如采购品种在“河南省政府采购网上商城”平台的《河南省政府采购网上商城品目目录》、《河南省政府采购网上商城鼓励采购品目目录》范围内且使用政府财政资金的,报国有资产管理处按照学校规定的“网购”方式登陆网上商城平台实施采购。

第十六条 对需要实地考察投标商家或中标候选人的项目,可通过到企业、使用单位、有关技术部门了解情况或咨询行业专家意见等多种形式进行。考察内容包括:企业实力、产品质量、项目业绩及产品信誉等。考察结束后,考察组应提交考察报告,5万元以上的项目报招标小组,1万元至5万元的项目报后勤采购项目领导小组。在集中听取考察人员的报告,结合评审结果进行评议后,确定中标方。

第五章过程监管与验证

第十七条工程的验收,实行项目负责制和项目保质期责任追究制。项目呈报单位、项目管理单位依据施工工程质量管理规范、施工工程质量标准、工程承包合同以及学校管理要求,组织分阶段实施材料进场验收、施工过程监督、必要的隐蔽工程验收、工程竣工验收,并对项目保质期出现工程质量问题承担责任。

(一)1万元以上的工程项目验收要求如下:

1.材料及设备的进场验收由项目管理单位牵头,项目呈报单位参加,依据合同和招标文件等资料要求共同进行,并保留相关规格型号、数量、品牌等信息。

2.施工过程监督由项目管理单位、项目呈报单位分别委派项目责任人进行现场监督,每天将实际施工内容、工程进度、进场设备等施工状况填写在《工程监管日志》中,作为工程竣工验收的必要证据。

3.工程施工过程中,项目责任人如发现不符合工程或材料质量标准和施工程序要求的,应立即停止施工、返工、返修,报部门负责人同意并予以书面警告,必要时扣罚质量保证金,责成承包方承担一切经济损失,必要时追究供方的法律责任。

4.工程完工后应由施工方向工程项目管理单位提出验收申请。由工程项目管理单位依据采购内容进行逐项验收合格后签字,将初验记录、监管日志、主材料合格证明等资料报质量监督与采供科组织招标参与人员进行竣工验收。验收人员对工程施工资料的符合性以及工程现场进行抽验,质量监督与采供科保留验收记录。

5.工程验收合格后,项目管理单位汇总立项报告、评标报告(中标通知书)、投标文件(工程决算书)、验收报告、审计申请、合同以及变更审批文件一并提交审计。

(二)1万元以下的工程项目验收由工程项目管理单位组织实施,并保留主材料及工程完工的验收记录。质量监督与采供科每月对工程质量验收资料进行抽查。

第十八条 物业外包服务项目的验收,由质量监督与采供科、项目管理单位共同依据服务质量标准和合同要求,在进场前对项目人员的符合性进行验证,并办理交接手续。项目实施过程中对服务质量进行日常监督检查。不符合服务标准要求的,应责成外包方立即整改,并按照合同要求扣除质量保证金。实施监督检查的人员应保存检查记录并在质量问题整改后进行现场再验证。

第十九条 常规采购的消耗性材料、设备,项目管理单位应依据采购计划/合同、发票、随货资料以及验收标准,对实物的数量、质量进行验收。

(一)对于招标确定的长期供应商,招标参与人员应对首次进货材料、设备进行验收,并保留验收记录。日常采购批次的验收由项目呈报单位组织进行。

(二)如果采购的材料、设备验收过程中发现不符合合同/样品/标准要求,项目呈报单位应要求退货处理,并保留记录。如该材料属于合格供应商提供的,在3个月内发现3次及以上书面不合格警告或1次严重质量问题书面警告的,一年内不得参与学校的一切招标项目。

(三)如果设备类材料在安装调试及使用过程中出现故障时,保修期内由项目呈报单位负责与厂家联系,落实维修事宜。有关设备的技术资料应由项目呈报单位及时归档管理。

第二十条变更的管理。

(一)当本项目内的采购量变更不超过10%时,由项目管理单位或项目呈报单位编制《项目变更报告》,充分研究申请方提出的变更原因、变更方案、变更的必要性和方案的可行性,依据以下审批流程审批后方可实施:

1.因施工图纸问题或服务范围/内容发生的变更,或因其它原因发生费用增减小于5千元的变更,由后勤管理处主管副处长审批;

2.因施工图纸问题或服务范围/内容发生的变更,或因其它原因发生费用增减高于5千元但低于5万元的变更,由后勤管理处处长审批;

3.因施工图纸问题或服务范围/内容发生的变更,或因其它原因发生费用增减超过5万元的变更,由学校招标小组进行联合论证后,报主管副校长审批。

4.因使用功能变化、对结构安全有重大影响,外观有明显变化的变更,由后勤党政联席会议审议,按照项目审批流程重新审批。

(二)当项目工期发生变更,由项目管理单位编制《项目变更报告》,延长工期不超过3天的,报主管副处长(副总经理)审批;超过3天不超过10天的,报处长(总经理)审批。

凡涉及变更的项目,在验收时应将变更报告、工程变更单、变更图纸等资料提交质量监督与采供科备案。

第二十一条采购材料、设备验收后,项目呈报单位应规范对库存材料和固定资产的管理。

(一)各仓库应建立仓储保管帐,及时记录每笔材料、设备的出入库时间、材料名称规格、数量、库存量以及供应商名称,并保留出入库单据备查。

(二)仓库材料、设备的领用应严格执行单位/部门负责人审批制度,领用人持经审批的领料单申领材料、设备。

(三)仓库储存条件应满足储存材料的属性、特点及用途要求,据“先进先出”的原则配发材料。库存材料应堆码整齐、明确标识。

(四)严格库存材料动态盘点制度,做到日清月结,保证帐物相符,每月组织对仓库进行盘点,并保留盘点记录。

(五)仓库保管员应对仓库材料的安全性负责,并设置足够的消防器材。严格仓库保卫制度,严禁擅自借用、挪用仓库材料,确保材料安全。

(六)严格库存材料、设备交接手续。仓库保管员或使用人调动工作应办理交接手续。移交中的未了事宜及有关凭证,要列出清单三份,写明情况,双方签字,部门负责人或授权人见证,双方各执一份,存档一份。

第六章监督管理

二十二条学校建立采购三级监督机制,对后勤采购过程进行全面监管:

(一)学校后勤工作管理委员会、后勤管理处领导班子、学校纪检监察处派驻纪检员对采购文件的制定、采购实施程序以及采购验收进行全过程监督,并对采购过程、验收过程出现的违规违章问题,工程质保期内出现的质量问题进行责任追究。

(二)质量监督与采供科对各采购实施主体单位的采购程序、验收程序进行监督,并:

1、对招标项目的验收资料的符合性负责,按照 “一标一档”原则建立档案,保留立项审批、采购实施、过程监督及验收的相关资料;

2、对招标采购的物资组织现场验收,并保留采购物资验收合格的相关资料;

3、对招标采购的工程、服务项目确保每周不少于一次的过程监督,并保留监督检查记录。

(三)项目呈报单位及项目管理单位通过参与市场信息调查、采购招标或询价活动以及材料验收、过程验收、最终的验收活动等方式对采购全过程进行监督。

项目管理单位为采购物资、服务以及工程的质量第一责任单位。对采购物资进行进货验收,对外包服务进行质量检查,对工程项目派驻专人实施现场全程质量监督。

第二十三条 各项目呈报单位、项目管理单位均应切实维护学校师生的利益,严格遵守采购规章制度,增强采购程序的透明度,做到价格信息有比较,供方之间有竞争,确保进货渠道畅通有序。

第二十四条 采购人员必须坚持原则,廉洁自律,秉公办事,任何人不得在采购过程中拒绝监督,不得以任何形式收受回扣、酬金或有价证券,违者严肃处理。情节严重或数额巨大者将移送司法机关处理。

第二十五条采购招标评标期间,评标人员必须严格遵守保密规定,不得泄露与评标有关的情况,不得索贿受贿,不得单独在评标现场外向投标人进行质疑,不得参加影响公正评标的任何活动,不得干扰招标评标活动的正常进行。

第二十六条对于经招标/询价程序建立的供应商,在日常过程监督中发现供应商有以下问题之一的,取消合格供应商资格。必要时报请招标小组成员同意后划定为黑名单,三年内不得参与学校的一切招标/询价项目,并追究相应的经济、法律责任。

(一)弄虚作假、隐瞒真实情况骗取合格供应商资格的;

(二)采用不正当手段抵毁、排挤其他供应商的;

(三)中标后无正当理由拒绝签订合同或履行约定的;

(四)在采购监管过程中行贿或者提供其他不正当利益的;

(五)质量被投诉、举报,经调查属实的;

(六)拒绝有关部门检查,或提供虚假材料的;

(七)在每学期内发现3次及以上书面不合格问题或1次严重质量问题书面警告的;

(八)散布虚假信息,造成学校安全稳定风险的;

(九)其他违反法律、法规和规章的。

  

第七章附则

第二十八条本规定自发布之日起执行。

第二十九条本规定由后勤采购、招标领导小组负责解释。


附件1:后勤采购立项审批及实施主体一览表

附件21万以上采购项目实施流程及任务分工一览表

附件3:后勤采购工作流程图