一、所需材料

办理毕业生档案转递所必需的材料包括：调档函或《河南师范大学毕业生档案转递申请承诺书》（后称“承诺书”）。特别提醒：必须持原件（没有原件的必须在复印件上加盖学院公章、专职辅导员签字）进行调档。必需的调档材料详解如下：

1.“调档函”一般包括用人单位开具的调档函、商调函或接收函；各省、市、区（县）人才交流中心（或人才市场）开具的调档函或接收函；高等院校为考取的研究生或双学位学生开具的调档函等。

2.档案接收单位明确表示不开具调档函的，可填写“承诺书”（《河南师范大学毕业生档案转递申请承诺书》）进行调档，承诺书须辅导员签字并加盖学院公章。

二、备注信息

务必在调档函空白处用铅笔备注以下信息：

1.常用联系方式

2.身份证号

3.师大学号

4.师大毕业学院

5.师大毕业专业

6.档案转递的详细地址（省、市、区（县）、路、号）+具体接收单位

三、调档函、承诺书的转递

1、邮寄。请将调档函或承诺书通过邮政EMS邮寄到档案馆。详细邮寄地址：河南省新乡市牧野区建设东路46号河南师范大学图档中心学生档案部（图书馆北楼103室），收件人：尚老师或王老师，电话：0373-3328019。

2、专人送递。请将调档函或承诺书直接送到河南师范大学图书馆北楼103室（学生档案部办公室）。若在业务暂停期间（每周二下午）或节假日及周末办理档案转递的，请将调档函或承诺书投进图书馆北门廊檐东侧的调档凭证投递箱内，待上班时间统一办理。

四、毕业生档案的邮寄和快递单号查询

一般每周四下午统一用邮政EMS邮寄本周所需发送的毕业生档案。如需查看档案发出快递单号，可以在学生档案部收到调档函的下周周一下午或周二上午拨打学生档案部电话（0373-3328019）进行查询。

五、自提档案（档案馆一般不针对学生个人办理业务）

如遇特殊情况，急需个人转递档案，一般由辅导员前来办理（也可委托在校的正式老师前来办理）。由于自提档案非公对公调档，所以自提档案前毕业生需与接收档案的单位确认是否接收档案个人送达。办理自提档案需要经过录入个人信息、打印档案转递所需材料、查档、核档、封装等环节，尤其是密封条从贴到干需较长时间，所以自提档案办理工作一般需2个工作日。办理自提档案所需材料如下：

1. 调档函或承诺书并备注相关信息（详见“二、备注信息”）

2. 《申请自提档案承诺书》。《申请自提档案承诺书》必须由毕业生所在学院的辅导员或党委副书记签字担保，并加盖学院公章。

3. 学生本人身份证复印件（辅导员经办：只需学生本人；代办：学生本人+代办人）

六、相关材料的获取

若需《河南师范大学毕业生档案转递申请承诺书》或《申请自提档案承诺书》、《毕业生档案存放证明》等毕业生档案转递相关材料，请登录“河南师范大学图书与档案信息中心”官网查看“关于办理毕业生档案转递的通知”并下载附表。

河南师范大学图书与档案信息中心学生档案部

2023年6月

附表1：河南师范大学毕业生档案转递申请承诺书.docx

附表2：申请自提档案承诺书.doc

附表3：毕业生档案存放证明.doc